コラム３５（会社設立に伴う実質的支配者となるべき者の申告書）

 一般的な方にとっては、申告の負担は少ないと思います。

 具体的な申告の内容は以下のとおりです。

１．Ａ４の紙１枚に以下のことを書くだけ

実質的支配者となるべき者の申告書というＡ４の紙１枚に、

実質的支配者となるべき者の該当事由、嘱託人の住所、氏名（ふりがな）、国籍、
生年月日、性別、議決権割合、暴力団員等該当性に、記述もしくは○を書き、
押印するものです。

２．実質的支配者に該当するべき者の根拠資料や本人確認書類については？

一般的には、

根拠資料は、定款や発起人の決定書等が該当します。

また、本人確認書類は、一般的には定款認証の際に必要なものをそのまま利用します。

３．実質的支配者の申告にかかる時間は？

２０分位が多いと感じます。

通常は、司法書士などが次の４．のとおり、公証人の簡易な事前審査に協力します。

ですから、定款認証時には、公証人は単に申告書のチェックのみを行うだけと感じます。

公証役場での所要時間は、受付から完了まで約２０分くらいと、通常の定款認証の待ち時間とほとんど変わらないという印象を持ちました。

４．実質的支配者は誰かの判断について

一般的なケースは、簡単です。

それは、１人発起設立のように発起人等の議決権が単独過半数の場合が多いためです。

５．実質的支配者は誰かの判断がわかりにくい場合について

しかし、発起人等が複数の場合や法人や外国人が発起人等になる場合は、難しい判断が必要となることがあります。

この場合は、司法書士に会社設立を依頼することをお勧めいたします。

 公証役場で定款の認証を行うまでに申告（書提出）を行います。

但し、公証人は定款認証前に、
審査に必要な実質的支配者の情報（氏名・国籍・性別等）を聞くことができます。

実務上は、定款認証の打合せ前までに実質的支配者の情報を提供することになります。

※ 例えば、株式会社設立では、定款認証前の打ち合わせの際に公証人に定款案や発起人の印鑑証明書のコピーを提出します。

 普通は公証役場に一度は訪問するので、１の方法がやりやすいと思います。

１．実質的支配者の申告書に署名又は記名押印して公証役場にＦＡＸ又は郵送、持参する

２．１の書面をＰＤＦファイルを公証役場にメールで送信する

３．１の書面に記名及び電子署名を付したＰＤＦファイルを公証役場にメールで送信する

 普通は、以下の１か２がほとんどです。

実質的支配者とは簡単に言えば、以下の個人だと考えると分かりやすいと思います。

１．株式の議決権が５０％超（過半数）を有する個人

２．１の人がいない場合は、議決権の２５％超を有する個人全員

３．１，２の人がいない場合は、出資、融資、取引その他の関係を通じて設立する会社法人の事業活動に支配的な影響力を有する個人全員

４．１～３の人がいない場合は、設立する会社法人の代表者個人

※ ３か４の判断は、まだ制度が始まったばかりですので、

具体的な該当書類を含めて司法書士や公証役場との相談が必要となります。

 次のような場合は、公証人に定款認証を拒絶されることがあります。

１．実質的支配者の申告書を提出しない

２．実質的支配者が暴力団員等であった

３．公証人から要求された実質的支配者からの説明や本人確認を拒否した

４．公証人が実質的支配者からの説明を聞いても正当事由があると認められなかった

などです。

 公証人が所属する法務局又は地方法務局長に異議申し立てを行うことができます。

 正式には、申告受理及び認証証明書といいます。

今回の実質的支配者の申告を行うと、嘱託人に無料で発行される書類です。

株式会社等が金融機関に預金口座を開設する等の取引を行う際に、
金融機関等から株式会社等の実質的支配者及び暴力団等非該当の申告を求められます。

その場合に、公証人に提出した実質的支配者の申告書を利用できるよう、公証人が申告受理証明書を発行するものです。

なお、この証明書には、次の書面を合綴してあります。

１．実質的支配者となるべき者の申告書のコピー

２．実質的支配者個人の印鑑証明書のコピー

３．電子定款の場合には、電磁的記録の認証の書面

 過去の会社設立時に公証役場で実質的支配者の申告書を提出していない会社でも、令和４年１月３１日以降は、株式会社及び特例有限会社は、法務局で実質的支配者リスト（BOリスト）の申出及び発行をしてもらえます。

このBOリストは、金融機関での口座開設時に要求されることが多いです。

費用は無料ですが、法務局で申出をする必要があります。（郵送も可）